PayWise
PayWise (internamente FedimiBustePaga) è una piattaforma completa per le paghe e la gestione del personale che LilyByte ha progettato e costruito per Fedimi, uno studio di consulenza del lavoro. Mette un'intera operatività di payroll (lo studio, i suoi commercialisti, le aziende clienti e tutti i loro dipendenti) dentro un sistema solo, consapevole dei ruoli. I commercialisti gestiscono il personale delle aziende assegnate, registrano i movimenti, generano e distribuiscono i cedolini e tengono le presenze; lo studio e i titolari della piattaforma vedono l'intera rete dall'alto.
Il prodotto è costruito attorno al diritto del lavoro italiano che serve davvero: CCNL, codici ATECO, partite IVA, contratti a termine e a tempo indeterminato, e i documenti formali che accompagnano ogni assunzione, cessazione, dimissione, proroga o trasformazione. LilyByte ha consegnato il prodotto da capo a fondo: un frontend Next.js e un'API Express/MongoDB con una filiera documentale appoggiata a S3.
La sfida
Il software per le paghe non perdona: è multi-tenant per natura, pieno di documenti per legge, e ogni numero a schermo deve tornare con un rapporto di lavoro vero. Diverse cose lo rendevano difficile.
Molti ruoli, una gerarchia. Uno studio paghe è un albero: il titolare della piattaforma sovrintende agli studi, ogni studio ai propri commercialisti, ogni commercialista a un gruppo di aziende clienti, e ogni azienda ai propri dipendenti. Ogni ruolo vuole un cruscotto diverso, permessi diversi e una fetta diversa degli stessi dati, tutto da un accesso solo.
Un documento per ogni movimento. Nella pratica italiana un'assunzione, una cessazione, delle dimissioni, una proroga o una trasformazione non sono un semplice cambio di stato: dietro a ciascuna c'è un PDF formale. La piattaforma doveva raccogliere quei movimenti e i loro documenti, e conservarli in modo affidabile.
Cedolini su larga scala. Il prodotto centrale è il cedolino. PayWise doveva generare, conservare e distribuire i PDF dei cedolini per azienda e per studio, e renderli recuperabili in qualsiasi momento.
Presenze che rispettano il calendario. Le presenze mensili devono tenere conto di ore lavorate, ferie, malattia, riposi e festività (che in Italia cambiano da un comune all'altro) per ogni dipendente.
Una lettura operativa sempre viva. Il cruscotto di ogni ruolo doveva trasformare i dati grezzi in numeri mensili (organico, assunzioni, cessazioni, dimissioni e trasformazioni) sempre coerenti con i dati sotto.
La soluzione
PayWise unisce un frontend Next.js consapevole dei ruoli a un'API Express/MongoDB e a una filiera documentale su S3, tenuti insieme da un modello di permessi multi-tenant protetto da JWT.
001
Un frontend Next.js consapevole dei ruoli
Il client è costruito su Next.js 15 (App Router) con React 19, il sistema di componenti NextUI e Tailwind CSS. Un unico guscio autenticato mostra una barra laterale, un insieme di pagine e una vista dei dati diversi per ciascuno dei sei ruoli: master della piattaforma, associazione, commercialista, azienda, ditta individuale e onboarding. Le statistiche mensili pronte per i grafici sono calcolate sul server e presentate con schede riassuntive e tabelle pulite; date-holidays alimenta un calendario presenze corretto.
002
Un'API per paghe e documenti
Il backend è un'API REST Express su MongoDB via Mongoose, protetta con JWT e bcrypt. I documenti di payroll sono cittadini di prima classe: cedolini e moduli dei movimenti vengono generati come PDF (jsPDF / pdf-lib) e archiviati su Amazon S3 attraverso una filiera Multer–S3, mentre l'email transazionale (Nodemailer) e i log strutturati (Winston) completano la superficie operativa.
003
Un solo modello dati multi-tenant
Un unico insieme di collezioni (utenti, aziende, dipendenti, movimenti, cedolini e presenze) è delimitato per studio e per assegnazione commercialista–azienda. Gli stessi dati alimentano il cruscotto di ogni ruolo: il commercialista vede i movimenti mensili delle aziende che segue, lo studio vede i suoi commercialisti e le sue aziende aggregati, il master vede l'intera piattaforma, tutto riconciliato da una sola fonte di verità.
Funzioni chiave
Cruscotti per ruolo
Ogni ruolo atterra su un cruscotto tagliato sul suo posto nella gerarchia. Lo studio vede i commercialisti associati, le aziende clienti e l'organico totale, più i movimenti mensili per azienda. Il commercialista vede solo le aziende che gli sono assegnate, con assunzioni, cessazioni, dimissioni e trasformazioni del mese. Il master della piattaforma vede tutti gli studi, le aziende e i dipendenti della rete, con report scaricabili.
Gestione del personale
Per ogni azienda il commercialista lavora su un'anagrafica dipendenti sempre aggiornata (nomi, tipo e livello di contratto, stato. Da lì registra tutti i movimenti: un'assunzione con un modulo guidato, oppure una cessazione, delle dimissioni, una proroga o una trasformazione su un dipendente esistente) ciascuna raccolta insieme al suo documento PDF.
Rilevazione delle presenze
Le presenze si registrano su una griglia mensile, un dipendente alla volta: ore lavorate e tipo di giornata per ogni giorno del mese, con strumenti di compilazione rapida e totali correnti di giorni lavorati, ferie, malattia e altre assenze. Le festività si risolvono da sole dal calendario, così il mese rispecchia sempre i giorni non lavorativi veri.
Gestione dei cedolini
L'area cedolini è dove vive il prodotto delle paghe: i PDF mensili organizzati per azienda e a livello di studio, generati e conservati su archiviazione cloud e scaricabili su richiesta. È la superficie condivisa fra lo studio e le sue aziende clienti.
Ingresso di una nuova azienda
Le nuove aziende clienti entrano nel sistema con una registrazione strutturata (come società o come ditta individuale) che raccoglie sede legale e operativa, partita IVA, codice ATECO, il CCNL applicato e i documenti a supporto. Le aziende possono registrarsi da sole, e il commercialista può inserirle direttamente.
Tecnologie
001
Frontend
- Next.js 15 (App Router) with a single role-aware dashboard shell
- React 19
- NextUI component system + Tailwind CSS for a consistent, responsive design
- Chart.js (react-chartjs-2) for statistics · Framer Motion · lucide-react / react-icons · react-hot-toast
- date-holidays for an accurate, locale-aware attendance calendar
002
Backend e API
- Node.js with Express: REST API
- MongoDB with Mongoose ODM: multi-tenant, role-scoped data model
- JWT authentication with bcrypt-hashed credentials; role-based access control
- Nodemailer transactional email · Winston (+ Loggly) structured logging
003
Documenti e archiviazione
- jsPDF / jspdf-autotable and pdf-lib for payslip and report generation
- Amazon S3 via Multer–S3 (AWS SDK v3) for payslip and workforce-document storage
- Busboy / Multer upload handling for supporting PDFs on every payroll action
Aree di lavoro
Il lavoro ha coperto l'intero ciclo di vita del prodotto, su questi fronti:
001
Design di prodotto — cruscotti e flussi per sei ruoli sotto un solo sistema di design.
002
Sviluppo frontend — client Next.js consapevole dei ruoli, viste statistiche e calendario presenze.
003
Backend e API — servizi REST in Express e logica di business delle paghe.
004
Database e multi-tenancy — schema MongoDB delimitato per studio e assegnazione.
005
Auth e controllo accessi — sessioni JWT, hashing delle password e instradamento per ruolo.
006
Filiera documentale e cloud — generazione dei PDF e gestione documentale su S3.
007
DevOps e rilascio — piano di messa in produzione (qui sotto).
Produzione e avvio
PayWise è stata consegnata a Fedimi ed è in avvio presso i commercialisti dello studio e le aziende clienti. Qui sotto l'architettura di produzione prevista e gli obiettivi operativi che le sono stati posti.
001
Architettura di rilascio
Il frontend va su una piattaforma edge gestita (Vercel) con ottimizzazione delle immagini, mentre l'API Express gira come servizio containerizzato dietro un bilanciatore. I dati stanno su MongoDB Atlas con backup automatici; i PDF delle paghe sono serviti da Amazon S3 dietro una CDN con URL firmati e a scadenza, così i documenti non sono mai indirizzabili pubblicamente. Una pipeline GitHub Actions si occupa di CI/CD, e l'impianto è strumentato con log Winston/Loggly, tracciamento degli errori e monitoraggio della disponibilità. L'accesso è chiuso con un'origine CORS stretta e sessioni JWT.
002
Irrobustimento per dati di payroll veri
Poiché la piattaforma tratta dati personali dei dipendenti e documenti legali, l'avvio aggiunge la cifratura a riposo dei PDF conservati, limitazione delle richieste e sanificazione degli input al bordo dell'API, cookie di sessione sicuri e non leggibili da JavaScript, e una traccia di controllo completa su ogni movimento. Le interrogazioni delimitate per ruolo garantiscono che un commercialista non possa mai raggiungere aziende diverse da quelle assegnate, e i collegamenti ai cedolini sono a vita breve e legati a un solo studio. Conservazione ed esportazione seguono i criteri del GDPR.
Obiettivi attesi
Gli obiettivi dell'avvio sono stati posti come traguardi concreti:
Tutto in uno
Clienti e commercialisti, insieme
Portare su una piattaforma sola l'intero portafoglio di aziende clienti dello studio e i loro commercialisti.
Self-service
Cedolini in autonomia, per ogni azienda
Sostituire la distribuzione manuale dei cedolini con scaricamenti su richiesta, in autonomia, per ogni azienda.
<1 min
Per registrare un movimento
Portare sotto il minuto il tempo per registrare un'assunzione, una cessazione o un cambio di contratto, documento compreso.
<1 sec
Aggregazioni su tutta la rete
Aggregazioni mensili del cruscotto sotto il secondo, su tutta la rete di aziende e dipendenti.
99.9%
Disponibilità, con ripristino automatico
99,9% di disponibilità attesa, con backup automatici, documenti cifrati e ritorno indietro in un clic.
Tutto in uno
Clienti e commercialisti, insieme
Portare su una piattaforma sola l'intero portafoglio di aziende clienti dello studio e i loro commercialisti.
Self-service
Cedolini in autonomia, per ogni azienda
Sostituire la distribuzione manuale dei cedolini con scaricamenti su richiesta, in autonomia, per ogni azienda.
<1 min
Per registrare un movimento
Portare sotto il minuto il tempo per registrare un'assunzione, una cessazione o un cambio di contratto, documento compreso.
<1 sec
Aggregazioni su tutta la rete
Aggregazioni mensili del cruscotto sotto il secondo, su tutta la rete di aziende e dipendenti.
99.9%
Disponibilità, con ripristino automatico
99,9% di disponibilità attesa, con backup automatici, documenti cifrati e ritorno indietro in un clic.
Nota: l'architettura di rilascio e i numeri di questa sezione descrivono l'impianto di produzione previsto e gli obiettivi operativi dell'avvio, non risultati misurati.
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